O falecimento de um familiar é um período marcado por profundo luto e pela necessidade de reorganização da vida privada. Paralelamente às questões emocionais, os herdeiros enfrentam a tarefa de administrar o patrimônio, quitar débitos pendentes e organizar a sucessão legal. Quando existe concordância total entre os envolvidos e a situação documental está regularizada, o inventário extrajudicial apresenta-se como uma via mais ágil e menos burocrática do que o processo judicial, sendo formalizado por meio de escritura pública em cartório.
De acordo com Vanessa Suhett, que preside a Comissão de Advocacia Extrajudicial em Cartórios da OAB/RJ, cada sucessão possui peculiaridades que exigem atenção. Fatores como o regime de bens, a estrutura familiar, a eventual existência de testamento, a natureza dos bens e as dívidas ativas influenciam diretamente o rito processual. Por isso, buscar orientação jurídica qualificada é a etapa inicial recomendada antes de qualquer movimentação. O advogado ou defensor público deve conduzir um diagnóstico minucioso da situação patrimonial e documental, verificando, inclusive, a aplicabilidade da Resolução CNJ nº 35/2007, que permite o inventário extrajudicial mesmo em casos com testamento, sob determinadas condições.
Para prosseguir, é indispensável reunir uma documentação abrangente. A tabeliã do 21º Ofício do Rio de Janeiro e professora da Uerj, Vanele Falcão, elenca que a relação documental costuma incluir certidão de óbito, documentos pessoais de todos os envolvidos, certidões de nascimento ou casamento atualizadas, comprovantes de união estável ou pacto antenupcial, além de certidões sobre a existência de testamento. No âmbito do patrimônio, devem ser apresentados títulos de propriedade de imóveis, matrículas, dados de IPTU, documentos de veículos, extratos bancários e informações sobre empresas. A relação completa deve ser validada diretamente no cartório de notas escolhido, pois varia conforme as exigências estaduais.
Após a conferência dos papéis, o cartório elabora a minuta da escritura. Uma vez revisada e aprovada pelo advogado e pelos herdeiros, a assinatura ocorre de modo presencial ou via e-Notariado. Vale ressaltar que a escritura não encerra a jornada por completo: ela serve como título para que o inventariante realize a transferência dos bens perante o Registro de Imóveis, departamentos de trânsito ou instituições financeiras.
Em cenários que envolvam menores ou incapazes, a Resolução CNJ nº 571/2024 abriu precedentes importantes para o uso da via extrajudicial, desde que o Ministério Público apresente parecer favorável e os direitos do incapaz sejam integralmente preservados, sem prejuízos na partilha. Quanto ao ITCMD, a recente Resolução CNJ nº 695/2026 flexibilizou a exigência do pagamento prévio para a lavratura da escritura. Contudo, as especialistas alertam: essa mudança não exclui a obrigação tributária. O imposto continua devido conforme a legislação estadual e o tabelião tem o dever legal de informar ao Fisco sobre a conclusão da escritura, caso o recolhimento não tenha sido efetuado previamente, reforçando a necessidade de transparência fiscal e suporte jurídico especializado durante todo o processo sucessório.
